Einleitung

Immer wieder hört man das Wort KPI.

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Doch was bedeutet das nun genau?

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KPI steht für Key Performance Indicator.

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Dabei steht dieser Begriff für eine wichtige Kennzahl, mit der sich der Erfolg eines Unternehmens in verschiedenen Bereichen messen lässt.

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Was sind KPIs?

KPIs, oder Key Performance Indicators, sind messbare Werte, die den Fortschritt eines Unternehmens in Richtung seiner strategischen Ziele anzeigen.

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Ich möchte dir zum besseren Verständnis ein einfaches Beispiel geben.

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Stell dir vor, du bist Kapitän eines Schiffes.

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Die KPIs sind wie dein Kompass und deine Seekarten, die dir helfen, den richtigen Kurs zu halten.

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Sie geben dir also Aufschluss darüber, ob du auf dem richtigen Weg bist oder ob du Kurskorrekturen vornehmen musst.

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In der Praxis können KPIs alles Mögliche messen, von der Kundenzufriedenheit über die Umsatzsteigerung bis hin zur Effizienz der internen Prozesse.

Die richtige Auswahl der KPIs

Es ist sehr entscheidend, dass du die richtigen KPIs auswählst.

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Denn KPIs müssen immer spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.

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Kurz gesagt: KPIs müssen SMART sein.

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Ich gebe dir auch an dieser Stelle ein Beispiel.

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Stell dir vor, du betreibst einen Online-Shop.

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Für einen Online-Shop könnte ein KPI die Conversion-Rate sein, also der Prozentsatz der Besucher, die tatsächlich einen Kauf tätigen.

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Ein anderer könnte die durchschnittliche Bestellgrösse sein.

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Diese KPIs würden dir bei einem Online-Shop helfen, den Erfolg zu bewerten und gezielte Massnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.

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Erstellung von KPIs

Bei der Erstellung von KPIs gibt es einige wichtige Schritte, die du beachten solltest.

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Diese Schritte möchte ich dir im folgenden Abschnitt genauer aufzeigen und erklären:

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Definition der Zielsetzungen

Bevor du überhaupt KPIs erstellst, solltest du die Zielsetzungen deines Unternehmens oder deiner Abteilung ganz klar definieren.

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Die Zielsetzungen sollten spezifisch und messbar sein, denn nur so kannst du deinen Fortschritt genau verfolgen.

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Identifizierung der relevanten Kennzahlen

Hast du die Zielsetzungen festgelegt, musst du als Nächstes die relevanten Kennzahlen identifizieren, die den Fortschritt oder den Erfüllungsgrad dieser Zielsetzungen messen.

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Diese Kennzahlen sollten direkt mit den strategischen Zielen deines Unternehmens verknüpft sein.

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Formulierung der KPIs

Wie bereits angesprochen, sollten die KPIs spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert sein – kurz SMART.

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Ein Beispiel für ein KPI könnte die Reduzierung der Kundenbeschwerden um 10 % innerhalb eines Jahres sein.

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Überprüfung und Anpassung

Wichtig ist: KPIs sind keine statischen Grössen!

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Sie sollten dementsprechend regelmässig überprüft und angepasst werden.

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Nur so kannst du sicherstellen, dass sie weiterhin relevant und effektiv sind und du auf Veränderungen im Markt oder in deinem Unternehmen flexibel reagieren kannst.

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Vorteile von Key Performance Indicators

Key Performance Indicators bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen.

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Die wichtigsten Vorteile sind die folgenden:

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Verbesserung der Leistung

KPIs helfen dir dabei, die Leistung deines Unternehmens zu verbessern, indem sie den Fortschritt und den Erfüllungsgrad der Zielsetzungen messen.

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Das ermöglicht es dir, gezielte Massnahmen zur Leistungssteigerung zu ergreifen.

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Erhöhung der Effizienz

Durch die Identifizierung und Messung relevanter Kennzahlen können KPIs dazu beitragen, die Effizienz von Prozessen und Teams zu erhöhen.

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Das führt zu einer besseren Ressourcennutzung und Kosteneinsparungen.

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Bessere Entscheidungen

KPIs liefern relevante Daten und Informationen, die dir helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

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Das ist vor allem wichtig in einer dynamischen Geschäftswelt, in der schnelle und präzise Entscheidungen gefragt sind.

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Verbesserung der Kommunikation

KPIs schaffen eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Unternehmens.

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Das verbessert nicht nur die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams, sondern fördert auch die Zusammenarbeit.

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Nachteile von KPIs

Trotz ihrer vielen Vorteile können KPIs auch Nachteile haben.

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Nachteile treten vor allem dann auf, wenn sie nicht richtig erstellt oder verwendet werden.

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Falsche Zielsetzungen

Wenn die Zielsetzungen nicht klar definiert sind, können KPIs falsche Ergebnisse liefern.

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Es ist daher sehr wichtig, dass die Zielsetzungen präzise und messbar sind.

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Unzureichende Daten

Die Qualität der Daten, die für die KPIs verwendet werden, ist entscheidend.

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Unzureichende oder ungenaue Daten können zu falschen Schlussfolgerungen führen und die Entscheidungsfindung beeinträchtigen.

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Übermässige Komplexität

KPIs sollten einfach und verständlich sein.

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Wenn sie zu komplex sind, können sie schwer zu interpretieren und zu verwenden sein, was ihre Effektivität mindert.

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Fehlende Anpassung

KPIs müssen regelmässig überprüft und angepasst werden.

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Nur so kannst du sicherstellen, dass sie weiterhin relevant und effektiv sind.

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Ohne diese regelmässigen Überprüfungen und Anpassungen können KPIs schnell veraltet und nutzlos werden.

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Praktische Tipps zur KPI-Implementierung

Wenn auch du KPIs in deinem Unternehmen implementieren möchtest, gibt es einige Best Practices, die du beachten solltest.

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Zunächst einmal ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Bedeutung und den Zweck der KPIs verstehen.

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In diesem Bereich können Schulungen und Workshops dabei helfen, das Bewusstsein deiner Mitarbeiter oder Teammitglieder zu schärfen.

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Ausserdem solltest du regelmässig Meetings einplanen, um die KPIs zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

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Zusätzlich bietet es sich an, auf Dashboards zurückzugreifen.

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Diese geben dir einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und erleichtern die Arbeit mit den KPIs.

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Messung und Überwachung von KPIs

Wie bereits angesprochen, müssen KPIs kontinuierlich überprüft und angepasst werden.

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Damit ist die Messung und Überwachung ein dauerhafter Prozess, den du sorgfältig planen und durchführen solltest.

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Definition der Messkriterien

Als Erstes ist es sehr wichtig, klare Messkriterien für die KPIs zu definieren.

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Dadurch kannst du sicherstellen, dass die Daten korrekt und konsistent sind.

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Damit bildest du eine Grundlage für eine zuverlässige Leistungsbewertung.

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Erfassung der Daten

Die Daten für die KPIs sollten regelmässig und systematisch erfasst werden.

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Dadurch stellst du sicher, dass die Ergebnisse aktuell und relevant sind und ermöglichst eine genaue Analyse.

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Analyse der Daten

Die erfassten Daten sollten gründlich analysiert werden, um die Ergebnisse zu interpretieren und zu verstehen.

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Das hilft dir, fundierte Entscheidungen zu treffen und gezielte Massnahmen zu ergreifen.

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Überwachung und Anpassung

KPIs sollten kontinuierlich überwacht und bei Bedarf angepasst werden.

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Das stellt sicher, dass sie weiterhin relevant und effektiv sind und den aktuellen Anforderungen deines Unternehmens entsprechen.

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Darstellung und Kommunikation von KPIs

Die effektive Darstellung und Kommunikation von KPIs ist sehr wichtig, damit die Ergebnisse verständlich und zugänglich werden.

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Definition der Darstellungsformen

Als Darstellungsformen für die KPIs eignen sich Diagramme, Tabellen oder auch Dashboards.

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Wichtig ist, dass die Darstellung klar und leicht verständlich ist.

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Nur so kannst du die Ergebnisse effektiv kommunizieren.

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Erstellung von Berichten

Wichtig ist es auch, dass du regelmässige Berichte erstellst, die die KPIs und ihre Ergebnisse darstellen.

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Die Berichte sollten prägnant und informativ sein und die wichtigsten Erkenntnisse hervorheben.

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Kommunikation mit den Stakeholdern

Du solltest auch darauf achten, dass du die KPIs und ihre Ergebnisse mit den relevanten Stakeholdern teilst.

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So kannst du sicherstellen, dass sie verstanden und akzeptiert werden.

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Das fördert auch die Transparenz und das Vertrauen innerhalb des Unternehmens.

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Überwachung und Anpassung

Auch die Darstellungs- und Kommunikationsmethoden sollten regelmässig überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin effektiv sind und den Bedürfnissen der Stakeholder entsprechen.

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Häufige Fehler bei der KPI-Nutzung

Auch bei der Nutzung von KPIs kommt es des Öfteren zu Fehlern.

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Einer der häufigsten Fehler ist die Auswahl von zu vielen oder irrelevanten Kennzahlen.

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Das kann dazu führen, dass der Fokus verloren geht und die Mitarbeiter überfordert werden.

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Ein weiterer Fehler ist die Vernachlässigung der regelmässigen Überprüfung und Anpassung der KPIs.

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Es gilt: Was heute relevant ist, kann morgen schon überholt sein.

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Daher ist es wichtig, flexibel zu bleiben und die KPIs an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen.

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Erfolgreiche KPI-Fallstudie

Intrafocus hat mehrere Studien durchgeführt, die den Effekt von KPIs genau aufzeigen.

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Ein anschauliches Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von KPIs ist ihre Studie über das Technologieunternehmen TechGrow.

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TechGrow wollte seinen Marktanteil erhöhen und hat sich deshalb ein Wachstum von 25 % in der Kundenbasis innerhalb eines Jahres zum Ziel gesetzt.

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Hierfür wurden klare KPIs formuliert.

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Ein KPI, den TechGrow definierte, beschäftigte sich damit, die monatlichen Neuanmeldungen zu verfolgen.

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Dieser KPI erfüllte die SMART-Kriterien: Er war spezifisch für ihr Ziel, messbar durch die Anzahl der Anmeldungen, erreichbar mit den vorhandenen Ressourcen, relevant für das Wachstumsziel und zeitgebunden auf das Jahr festgelegt.

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Ein weiterer KPI fokussierte die Kundenzufriedenheit, konkret die durchschnittliche Zeit zur Lösung von Supportanfragen.

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Wichtig für den Erfolg von TechGrow waren die folgenden Erfolgsfaktoren:

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Team-Einbindung

Jeder im Team kannte die KPIs und konnte nachvollziehen, wie sie zum Erfolg beitragen können.

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Regelmässige Kontrolle

Monatliche Überprüfungen halfen, den Fortschritt zu messen und rasch auf Abweichungen zu reagieren.

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Anpassung bei Bedarf

Sobald ein KPI vom Kurs abwich, suchte TechGrow nach der Ursache und nahm Korrekturen vor.

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Am Ende des Jahres konnte TechGrow nicht nur das angestrebte Kundenwachstum erreichen, sondern auch die Kundenzufriedenheit steigern.

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Ihre KPIs waren der „Kompass“, der das Team auf den richtigen Kurs brachte.